Menu

Privacy statement

  • Specialist voor Tsjechië & Slowakije
  • Al 20 jaar ervaring
  • Reizen volledig op maat
  • Lid SGR & VvKR Aangesloten bij SGRLid van VvKR

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026.

Team Actief in Tsjechië hecht veel waarde aan je privacy. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wie zijn wij?

Team Actief in Tsjechië is onderdeel van Oostwaarts reisorganisatie en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

  • Team Actief in Tsjechië, Johan de Wittlaan 61, 6828 XC Arnhem
  • KvK-nummer: 85035467
  • Contactpersoon privacy: Luit van Hunenstijn, luit@oostwaarts.nl, +31 26 737 02 71

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons geeft, bijvoorbeeld bij een boeking, een offerteaanvraag of een vraag via het contactformulier, WhatsApp, e-mail of telefoon:

  • naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
  • gegevens van je medereizigers die nodig zijn voor de reis (zoals naam en leeftijd van kinderen);
  • boekingsgegevens: de geboekte reis, data, accommodaties, wensen en de inhoud van onze correspondentie;
  • betaalgegevens (betaalstatus en, bij een overboeking, je bankrekeningnummer);
  • gegevens die je ons vrijwillig geeft omdat ze voor de reis van belang zijn, zoals dieetwensen of medische bijzonderheden;
  • de vragen en berichten die je typt in de AI-reisassistent op onze website, en de pagina waarop je dat doet. Als je de assistent vraagt je vraag aan ons door te sturen, ook je naam, e-mailadres en (als je dat opgeeft) telefoonnummer;
  • gegevens over je bezoek aan onze website, zoals IP-adres, browser en bekeken pagina’s (zie ook ‘Cookies’).

Gevoelige gegevens. Informatie over je gezondheid (bijvoorbeeld een medische aandoening of beperking) verwerken wij alleen als jij die zelf aan ons geeft, met jouw uitdrukkelijke toestemming, en alleen voor zover dat nodig is om je reis goed en veilig te laten verlopen. We delen deze informatie alleen met de partner ter plaatse die het moet weten.

Kinderen. Onze website is niet bedoeld om gegevens te verzamelen van bezoekers jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. Denk je dat wij zonder die toestemming gegevens van een minderjarige hebben, neem dan contact met ons op; dan verwijderen we die.

Waarom verwerken wij je gegevens, en op welke grondslag?

  • Je reis organiseren en uitvoeren (offerte, boeking, bevestiging, vouchers, contact over je reis, afhandeling van betalingen en eventuele klachten). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou.
  • Je vraag beantwoorden via het contactformulier, e-mail, WhatsApp of telefoon. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om je vraag goed te kunnen beantwoorden.
  • Direct antwoord via onze AI-reisassistent op vragen over onze reizen en over reizen in Tsjechië, en op jouw verzoek je vraag doorsturen naar ons team. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je snel en goed te helpen; het doorsturen van je naam en contactgegevens doen we alleen met jouw toestemming.
  • Wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht en de verplichtingen rond de SGR-garantieregeling. Grondslag: wettelijke verplichting.
  • Onze website verbeteren en beveiligen met analytische en technische gegevens. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang, of jouw toestemming waar de wet dat vereist (zie ‘Cookies’).

Wij nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die (aanzienlijke) gevolgen voor je kunnen hebben.

Met wie delen wij je gegevens?

Wij verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is voor je reis, voor onze dienstverlening of omdat de wet dat verplicht:

  • Partners ter plaatse, zoals accommodaties, gidsen, kanoverhuur en vervoerders in Tsjechië, Slowakije, Polen en Duitsland: alleen de gegevens die zij nodig hebben om hun deel van je reis uit te voeren.
  • Dienstverleners die ons helpen (verwerkers), met wie wij afspraken maken over beveiliging en geheimhouding: ons boekingssysteem (TourCMS), onze administratie- en klantensoftware (Odoo), betaaldienstverlener Mollie, onze hostingpartij en e-maildienst, Anthropic (de AI-dienst achter onze reisassistent) en Google (Google Analytics voor websitestatistieken).
  • WhatsApp (Meta): als je ons via WhatsApp een bericht stuurt, verloopt dat via de dienst van WhatsApp. Op wat WhatsApp zelf met je gegevens doet, is het privacybeleid van WhatsApp van toepassing.
  • Instanties als de wet ons daartoe verplicht, en de SGR als dat nodig is voor de garantieregeling.

Sommige van deze dienstverleners (Google, Anthropic en WhatsApp/Meta) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

AI-reisassistent en WhatsApp

Op onze website kun je via de groene knop rechtsonder je vraag stellen aan onze AI-reisassistent, of ons een WhatsApp-bericht sturen.

AI-reisassistent. De assistent werkt met Claude, een AI-model van Anthropic. Je vraag, het eerdere verloop van het gesprek en de pagina waarop je bent, gaan naar Anthropic om een antwoord te maken. De assistent gebruikt daarvoor alleen informatie van onze eigen website (onze reizen, veelgestelde vragen en voorwaarden). Anthropic verwerkt deze gegevens in onze opdracht, gebruikt ze niet om zijn AI-modellen te trainen en bewaart ze kort (standaard maximaal 30 dagen) voor de beveiliging van zijn dienst. Wij slaan de gesprekken zelf niet op.

De assistent is een computerprogramma en kan fouten maken. Prijzen, vertrekdata en beschikbaarheid zijn altijd leidend zoals ze op de reispagina en in je boekingsbevestiging staan. De assistent neemt geen besluiten over jou; boeken gebeurt altijd door jezelf via de website. Deel in de chat geen gevoelige gegevens zoals gezondheidsinformatie, paspoort- of betaalgegevens.

Wil je dat iemand van ons team contact met je opneemt, dan kan de assistent je vraag doorsturen. Dat doet hij alleen als jij daar uitdrukkelijk mee instemt en je naam en e-mailadres opgeeft. Je vraag komt dan als aanvraag in ons boekingssysteem en per e-mail bij ons binnen, en we behandelen hem zoals elke andere aanvraag.

WhatsApp. Kies je voor WhatsApp, dan opent de knop de WhatsApp-app of WhatsApp Web met een voorgevuld bericht. Je verstuurt het bericht zelf. Wij ontvangen dan je telefoonnummer, je naam zoals die in WhatsApp staat en je berichten, en gebruiken die om je vraag te beantwoorden. WhatsApp is een dienst van WhatsApp Ireland Ltd. (Meta); daarvoor geldt ook het privacybeleid van WhatsApp. De knop zelf laadt niets van WhatsApp of Meta zolang je er niet op klikt.

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

  • Boekings- en betaalgegevens: 7 jaar na afloop van de reis, vanwege de fiscale bewaarplicht.
  • Offerteaanvragen en vragen zonder boeking: maximaal 2 jaar na het laatste contact. Dat geldt ook voor vragen die de reisassistent op jouw verzoek aan ons doorstuurt.
  • Gesprekken met de AI-reisassistent: die bewaren wij niet op onze server. Anthropic bewaart de gesprekstekst kort voor de beveiliging van zijn dienst (standaard maximaal 30 dagen) en verwijdert hem daarna.
  • Gezondheidsinformatie: tot uiterlijk 3 maanden na afloop van de reis, tenzij er een klacht of claim loopt.

Op verzoek anonimiseren wij je gegevens in ons boekingssysteem na afloop van je reis, voor zover de wet ons niet verplicht ze te bewaren. Dit is onomkeerbaar.

Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, en analytische cookies van Google Analytics om de site te verbeteren. Daarnaast kunnen ingesloten diensten (zoals Google-agenda en kaarten, YouTube- of Facebook-berichten) cookies plaatsen. De WhatsApp-knop en de AI-reisassistent plaatsen zelf geen cookies; de assistent onthoudt je gesprek alleen in je eigen browser zolang het tabblad open is (sessionStorage). Cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, plaatsen we alleen met jouw toestemming via de cookiebanner. Je kunt je keuze altijd wijzigen. Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen (dataportabiliteit). Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar luit@oostwaarts.nl. We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen een maand.

Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen, bijvoorbeeld door het verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Stuur ons geen kopie van je paspoort of identiteitskaart, tenzij wij daar uitdrukkelijk om vragen.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij je gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste wijziging te voorkomen, zoals een beveiligde (https) verbinding, beveiligde toegang tot onze systemen en afspraken met onze dienstverleners. Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zie je aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact op via luit@oostwaarts.nl.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.